3.5 Bedrijfsvoering

Het financieel management heeft een centrale rol in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat onder meer het opstellen van de begroting en de meerjarenplanning. Hierbij wordt zorgvuldig gekeken naar inkomsten en uitgaven, en worden prioriteiten vastgesteld om te voldoen aan de behoeften van de gemeenschap en de financiële haalbaarheid te waarborgen.
Vanuit de interne controle ligt de nadruk op het voortdurend verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. De werkprocessen voor het leveren van deze diensten zijn vastgelegd in onze administratieve organisatie.

Het goed beheren en beschermen van informatie is onmisbaar voor de bedrijfsvoering van de gemeente. Informatiemanagement omvat het verzamelen, verwerken, opslaan en delen van gegevens op een veilige en efficiënte manier. Dit zorgt ervoor dat besluiten worden genomen op basis van betrouwbare informatie en dat de privacy van inwoners wordt gewaarborgd.

De gemeente Scherpenzeel is een informatie-intensieve organisatie met de nadruk op dienstverlening. Dit vraagt om een betrouwbare en veilige informatievoorziening. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens bij de gemeente in goede handen zijn.
Informatieveiligheid en privacy hebben daarom blijvende aandacht. Hierbij wordt gewerkt volgens de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Wij zijn ons bewust dat er altijd een risico op fraude bestaat bij het uitvoeren van onze activiteiten, zowel binnen als buiten de organisatie. Om dit risico goed in beeld te brengen, stellen wij jaarlijks een frauderisicoanalyse op. Deze wordt daarna besproken met de auditcommissie en vastgesteld door het college.
In de frauderisicoanalyse staat op welke onderwerpen het risico op fraude het grootst is. Voor elk risico hebben wij onderzocht welke maatregelen al bestaan om het risico te beperken. Ook hebben wij vastgesteld welke extra maatregelen nodig zijn om het risico tot een zo laag mogelijk niveau terug te brengen.

Met ingang van verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. In deze verantwoording legt het college van burgemeester en wethouders via de jaarrekening verantwoording af over het naleven van de regels die van belang zijn voor het financiële beheer van de gemeente. De rechtmatigheidstoets richt zich op:

• het voldoen aan de begroting (begrotingsrechtmatigheid);
• het budgetrecht;
• rechtmatige uitvoering van inkoop;
• rechtmatige uitvoering van overige rechtshandelingen.

Deze kaders zijn vastgelegd in diverse gemeentelijke regelingen.
Gedurende het jaar vindt controle plaats op twee niveaus:

1. Interne controle – directe toetsing van de handeling zelf.
2. Verbijzonderde interne controle – toetsing of werkzaamheden conform de afgesproken procedures zijn uitgevoerd.

Duidelijk, klantgericht, betrouwbaar, verbindend en tijdig. Dat zijn de kernbegrippen van het proactieve communicatiebeleid van Scherpenzeel.
Naast het zorgen voor een uitstekende structurele informatievoorziening zetten we komend jaar in op:

• het verder implementeren van het communiceren in begrijpelijke taal: het Heerlijk Helder Scherpenzeels;
• het verbeteren van ons klantcontact, met aandacht voor: bereikbaarheid, duidelijkheid, vriendelijkheid en tijdigheid;
• inwonersparticipatie met behulp van o.a. het digitale Inwonerspanel;
• het verbeteren van onze digitale toegankelijkheid.

De gemeentelijke organisatie is gehuisvest in de Buitenplaats, de naastgelegen locatie De Buren, de gemeentewerf en Het Foort. Onderhoud en vervanging heeft met name voor de Buitenplaats de afgelopen jaren zo beperkt als verantwoord plaatsgevonden. Dit met het oog op de gewenste huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Kulturhus De Breehoek. Wij schatten in dat wij nog minimaal 1 à 2 jaar gebruik blijven maken van de huidige locatie.

Juridische zaken spelen een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat het naleven van wet- en regelgeving, contractbeheer, juridisch advies en het omgaan met eventuele geschillen. Een gedegen juridische aanpak is van belang om de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen te waarborgen.

Daarnaast is het personeelsbeleid van groot belang. Het zorgt ervoor dat de gemeente een aantrekkelijke en goede werkgever is. Verder zorgt het dat de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plekken worden ingezet om de gemeentelijke taken optimaal uit te voeren. Dit omvat onder andere werving en selectie, opleiding en ontwikkeling, arbeidsvoorwaarden en het waarborgen van een goede werkomgeving.

De huidige cao loopt tot 1 april 2027. De effecten van deze cao hebben we verwerkt in de begroting.
Verder kent onze organisatie reguliere ontwikkelingen, accenten in werkzaamheden veranderen in de loop der tijd en het vergt flexibiliteit van de organisatie en het personeel om daarin mee te bewegen. Voor deze ontwikkelingen geldt de afspraak dat wij deze van dekking voorzien binnen de loonsom of daarvoor gelabelde budgetten.

Bovenstaande salariskosten zijn inclusief de vergoeding voor raadsleden, bijzondere ambtenaren burgerlijke stand (Babs) en Wsw-personeel.
De inhuurkosten zijn inclusief de inzet bij belastingen en voor de omgevingswet.
De totale loonkosten bedragen 33% van de begroting.

In de basis gaan we uit van een volledige invulling van de begrote formatie tegen het maximum van de schaal. We zien echter dat vacatures lastig te vervullen zijn, waardoor inhuur noodzakelijk is om onze taken uit te kunnen blijven voeren.
Voor de begroting gaan we bij de teams uit van een verloop van 12,5% en een percentage langdurig ziek van 5%. Verder rekenen we voor inhuur met een gemiddelde duur van 4 maanden plus 1 maand overlap voor de invulling van vacatures.
Ook zijn de besparingen uit de kerntakendiscussie verwerkt.

Per team ontstaat dan het volgende beeld:

Een deel van de loonkosten wordt toegerekend aan projecten en tijdelijke middelen. Hoe groter deze toerekening, hoe groter het risico voor de reguliere exploitatie wanneer projecten geen doorgang vinden of uitgesteld worden.
Bij investeringen gaan we vooraf nooit uit van een toerekening van loonkosten, vaak wordt hier ook gebruik gemaakt van inhuur als de investering hier om vraagt. Op deze wijze lopen we geen risico’s t.a.v. de reguliere exploitatie wanneer de investering wordt uitgesteld.

NB: de CDOKE-middelen mogen van de provincie (zie hoofdstuk 1.2) als structureel beschouwd worden. Toch vinden we het uit voorzichtigheidsoogpunt verstandig om de toerekening hier mee te nemen.